Veerkrachtige teams

Van stabiliteit naar veerkracht

Simone Postma

communicatiemedewerker en mindfulness trainer

Elke dag werken we met 465 medewerkers aan de veiligheid van kinderen. En dat in soms lastige omstandigheden, met gezinnen met complexe problemen, een toenemende administratieve werkdruk en een steeds krappere arbeidsmarkt. Om dan de focus te houden op de basis, kinderen veilig stellen, vergt veerkracht.

Daarom werken we op alle fronten aan vitaliteit en werkplezier. Dit doen we met een jaarlijkse mentale check up, stabiele teams en vooral: talentmanagement. Talenten herkennen, inzetten en ontwikkelen blijft een belangrijk ingrediënt voor het hebben én houden van vitale, veerkrachtige medewerkers.

Grip hebben op je werk, verantwoordelijkheid delen, talenten ontwikkelen, doorgroeimogelijkheden, balans tussen werk en privé, vooruitgang boeken, gewaardeerd worden; al deze factoren dragen bij aan het werkplezier van mensen en maken, dat ze zich vol energie kunnen blijven inzetten voor de veiligheid van kinderen. Vitale medewerkers lopen minder risico op uitval en voelen zich meer verbonden met Jeugdbescherming. In 2018 hebben we dan ook opnieuw ingezet op al deze punten, zowel individueel als in teams.

Persoonlijke aandacht
Even alle aandacht voor jou, dat is wat gezins- en teammanagers ervaren tijdens het jaarlijkse Mental Check Up-gesprek. In deze een-op-een gesprekken wordt, onder begeleiding van een externe psycholoog, ingezoomd op de persoonlijke werksituatie, mentale gezondheid en energiebronnen en -lekken. Deze gesprekken dragen bij aan de vitaliteit van mensen en geven een goed beeld hoe het dagelijkse werk wordt ervaren en wat we kunnen doen om mensen nog beter te faciliteren in hun werk.

Verloop en verzuim
Tegenover de succesvolle werving van nieuwe gezinsmanagers in 2018, staat tegelijkertijd een verloop van 20%. In een krappe arbeidsmarkt vormen opgeleide gezinsmanagers een aantrekkelijke doelgroep voor lokale teams van omliggende gemeenten.

Het ziekteverzuim bleef in 2018 op 5,4% staan; hiervan was 75% niet werkgerelateerd.

Stabiele teams
Veerkracht en werkplezier worden sterk beïnvloed door het team waarin mensen werken. Daarom is er ook in 2018, in navolging op 2017, gewerkt aan stabiele teams. In een stabiel team zijn alle rollen -gezinsmanager, senior gezinsmanager, teammanager en gedragsdeskundige- bezet. Er heerst een sfeer van vertrouwen: mensen vangen elkaar op en durven zich kwetsbaar op te stellen. Hiervoor is het belangrijk dat medewerkers elkaar goed kennen, gebruikmaken van elkaars talenten en de verantwoordelijkheid voor gezinnen delen. De gezamenlijke focus zorgt voor vitalere medewerkers die zich beter in staat voelen om hun werk te doen. En dát leidt weer tot meer zichtbare resultaten bij gezinnen.

Werken volgens de bedoeling
Een belangrijke ontwikkeling aansluitend op de stabiele teams, is de in 2018 doorgevoerde werkwijze ‘werken volgens de bedoeling’. Hierbij begeleidt een fulltime gezinsmanager tien in plaats van veertien gezinnen. Dat betekent meer tijd per gezin, waardoor er methodetrouw en in nauwe samenwerking met het lokale veld gewerkt kan worden. Met het werken volgens de bedoeling ervaren gezinsmanagers minder stress en meer grip op hun werk.

Talenten inzetten
De talenten die je in huis hebt, benutten. Dat is een win-win situatie, voor medewerkers persoonlijk en voor Jeugdbescherming als geheel. Daarom geven we mensen alle kans om hun talenten te ontwikkelen. Dit doen we onder andere met drie kweekvijvers waarin gezinsmanagers door kunnen groeien tot senior gezinsmanager, teammanager of gedragsdeskundige. In 2018 zijn deze kweekvijvers uitgegroeid tot gestructureerde talentprogramma’s, waarin gezinsmanagers worden voorbereid op hun nieuwe rol. Hierbij snijdt het mes aan twee kanten: gezinsmanagers kunnen zichzelf verder ontplooien en de collega’s die hen begeleiden, ervaren een nieuwe impuls dankzij hun coachende taak.

Verfrissende combinaties
Jezelf blijven ontwikkelen, geeft energie. Zo kan het combineren van de rol van gezinsmanager met een andere rol, verfrissend werken. Manieren waarop mensen binnen Jeugdbescherming dit jaar hun talenten, naast hun vaste werkzaamheden, hebben ingezet zijn: werken als flextrainer -trainingen geven via de Akademie-, onderzoeker -hierbij ondersteunen gezinsmanagers met een wetenschappelijke achtergrond het kennisteam- of als consulent. Deze gezinsmanagers schuiven, op verzoek van de gemeente, aan bij wijkteams. Hier adviseren zij lokale professionals in een eenduidige aanpak op het gebied van kindveiligheid. Deze inzet zorgt voor een mooie wisselwerking: lokale teams leren al in een vroeg stadium de juiste stappen zetten met gezinnen, zonder de inzet van Jeugdbescherming. Andersom nemen onze consulenten waardevolle kennis vanuit lokale teams mee terug naar Jeugdbescherming. Zo versterken we elkaar als professionals.

Eigen initiatieven
Naast de bestaande mogelijkheden om talenten te ontplooien, kunnen mensen zelf het initiatief nemen in hun ontwikkeling. Als het initiatief bijdraagt aan onze missie ‘ieder kind veilig’ staan we open voor ideeën. Een voorbeeld van hoe dat kan uitpakken, is communicatiemedewerker Simone Postma. Zij zag de behoefte van collega’s om beter om te leren gaan met stress en heeft via Jeugdbescherming een opleiding tot mindfulnesstrainer gevolgd. Nu traint Simone collega’s in het versterken van hun mentale veerkracht.

Mindful op de werkvloer

Piekeren over dat ene gesprek van morgen, wakker liggen vanwege ‘wat als’-scenario’s; het overkomt ons allemaal wel eens. Zeker wanneer je in je dagelijkse werk vaak te maken hebt met complexe situaties, zoals onze gezinsmanagers. Leren omgaan met stressvolle gedachtes helpt mensen om mentaal en fysiek fitter te blijven. Communicatiemedewerker én mindfulness trainer bij Jeugdbescherming Simone Postma, vertelt hoe mindfulness bijdraagt aan de veerkracht van medewerkers.

Simone: “Naast mijn werk als communicatiemedewerker bij Jeugdbescherming Amsterdam, ben ik al jarenlang actief als yogadocent. Vijf jaar geleden kreeg ik de vraag om, buiten werktijd, yogalessen voor collega’s van Jeugdbescherming te verzorgen.

Ik zie het effect dat yoga heeft op mensen. Vaak komen collega’s al rennend en bellend binnen, eenmaal op de mat daalt na tien minuten de rust neer. Een uur later gaat iedereen ontspannen naar huis. Het zien van die transformatie, is iedere keer weer een cadeau. Bovendien vertellen mensen, dat ze zich ook buiten de lessen om beter voelen. Door de positieve reacties, ben ik gaan nadenken over een manier om meer collega’s te helpen bij het vinden van rust in hun drukke en soms stressvolle werkzaamheden. Het moest iets zijn wat breder is dan yoga en waar mensen tijdens werktijd aan deel konden nemen. Dat werd mindfulness.

Mindfulness is aandacht geven aan het moment zelf, zonder direct te oordelen. Het maakt je bewust van het effect van jouw eigen gedachtes op je gevoel en op je handelen. Je brein neemt soms de sneltrein, maar jij bepaalt of je meerijdt of uitstapt. Zo voorkom je, dat je meegaat in de ‘wat als’- modus. Mindfulness maakt uitstappen gemakkelijker en dat biedt rust en veerkracht. Je kunt dingen beter aan, omdat je je bezighoudt met de werkelijke gebeurtenis en niet met mogelijke scenario’s daaromheen. Je denken wordt constructiever, waardoor je meer vooruit kunt denken. Dit is een belangrijke vaardigheid, zeker voor gezinsmanagers die iedere dag te maken hebben met complexe situaties.

‘Even uit je brein stappen, brengt rust en houdt je veerkrachtig.’

 

Op mijn voorstel om mindfulness binnen Jeugdbescherming te introduceren, werd positief gereageerd. Ik mocht een opleiding tot docent mindfulness volgen en inmiddels train ik via de Akademie, ons eigen kennis- en trainingsinstituut, collega’s hierin. Mensen reageren heel enthousiast op de training en geven vaak aan dat ze iedere collega deze ervaring gunnen.

Behalve dat ik het ontzettend leuk vind om collega’s te helpen veerkrachtig te blijven, voel ik mijzelf bevoorrecht dat ik me bij Jeugdbescherming op deze manier tot mindfulness trainer heb mogen ontwikkelen. Ook binnen mijn primaire werkgebied heb ik mijzelf kunnen ontplooien. Zo heb ik twee jaar geleden de overstap gemaakt naar mijn huidige functie als communicatiemedewerker. Daar heb ik een opleiding voor gevolgd en hard voor gewerkt, maar Jeugdbescherming heeft me die kans geboden. Voor mij is dat talentmanagement. Daarbij geldt bij Jeugdbescherming wel dat je je talenten moet durven benoemen. Als je kunt motiveren waarom je iets wil, kan erover gepraat worden. Zo creëer je als medewerker je eigen pad en kun je het beste uit jezelf halen. En soms is het ook een kwestie van een balletje opgooien en denken ‘ik vind het spannend, maar ik ga het gewoon doen.”